La competitività è un elemento chiave per il successo e la sopravvivenza di un’azienda in qualsiasi mercato. Da un’epoca in cui il successo era legato a storie di famiglie di industriali, ci troviamo ora in un ambiente aziendale che richiede ben più di una semplice idea per primeggiare.
È fondamentale che quest’idea sia supportata da strumenti efficaci, come il sistema di gestione per la qualità. Questo sistema è fondamentale per definire un focus di sviluppo, prevenire criticità e rispondere alle esigenze dei consumatori. In questo articolo, esploreremo i vantaggi del sistema di gestione per la qualità e come può migliorare la competitività della tua azienda.
Che cosa è un sistema di gestione per la qualità?
Un sistema di gestione per la qualità (SGQ) è un insieme di politiche, processi, procedure e documenti che determinano il modo in cui un’organizzazione produce e consegna i suoi prodotti o servizi ai clienti. Esso è progettato per garantire che un’organizzazione sia in grado di soddisfare in modo coerente le aspettative e le esigenze dei suoi clienti, oltre che i requisiti normativi e statutari applicabili nel tempo.
Un SGQ si basa su un modello di miglioramento continuo, spesso incarnato nel ciclo “Plan-Do-Check-Act” (PDCA), che mira a migliorare costantemente la qualità dei prodotti o servizi forniti.
Uno dei principali vantaggi di un SGQ è che esso fornisce un quadro strutturato per l’organizzazione, consentendo di identificare e affrontare le aree di inefficienza o miglioramento.
Esso permette di garantire la conformità ai requisiti dei clienti e regolatori, migliora la soddisfazione dei clienti, aumenta l’efficienza operativa, riduce i costi attraverso l’eliminazione degli sprechi e delle inefficienze, e può portare a un miglioramento dell’immagine e della reputazione dell’organizzazione. Le norme ISO 9001 sono tra le più conosciute e applicate nel campo dei sistemi di gestione per la qualità.
Quali sono le norme di sistema più comuni?
Il mondo della normazione è in continuo movimento e vede impegnati svariati tavoli tecnici occupati a redigere norme fondamentali per definire linee guida utili per la standardizzazione di requisiti a livello internazionale utili alle organizzazioni e a tutela dei mercati e dei consumatori.
In Italia il soggetto preposto è la UNI (Ente Italiano di Normazione), mentre chi si occupa degli accreditamenti degli organismi di certificazione e di monitorare le attività à Accredia (Ente Italiano di Accreditamento).
Vediamo adesso i sistemi di gestione che possono essere richiesti sul mercato:
- ISO 9001. La norma fondamento dell’assicurazione per la qualità. Definisce i requisiti dei sistemi di gestione per la qualità aziendale;
- ISO 14001. Requisiti per i sistemi di gestione ambiente;
- ISO 50001. Requisiti dei sistemi di gestione per l’energia;
- ISO 45001. Requisiti in merito ai sistemi di gestione per la salute e sicurezza sui luoghi di lavoro;
- ISO 39001. Requisiti dei sistemi di gestione per la sicurezza stradale;
- SA 8000. Requisiti degli standard per la responsabilità sociale d’impresa;
- ISO 37001. Requisiti del sistema di gestione anti-corruzione;
- ISO 27001. Requisito del sistema di gestione per la sicurezza dati;
- ISO 22000. Requisiti dei sistemi di gestione per la sicurezza alimentare, su cui si basa anche lo standard internazionale FSSC 22000.
L’elenco ovviamente non è esaustivo ma è solamente a titolo di esempio per far emergere la complessità dell’argomento.
Vantaggi del sistema di gestione per la qualità
Sono vari le norme e standard per la qualità che possono riferirsi a varie tematiche e contesti. L’adozione di un sistema di gestione per la qualità in linea generale offre una serie di benefici significativi per l’azienda:
- Miglioramento della qualità dei prodotti o servizi: questo sistema aiuta a individuare le aree di miglioramento, garantendo prodotti o servizi che soddisfino o superino le aspettative degli stakeholder.
- Aumento della soddisfazione del cliente: monitorando e migliorando costantemente la soddisfazione del cliente, si può aumentare la loro fedeltà e lealtà.
- Riduzione dei costi: identificando ed eliminando sprechi e inefficienze, si possono ridurre i costi aziendali. Ottimizzando ed efficientando i processi.
- Aumento della produttività: permette di individuare e eliminare le cause di problemi che possono influire negativamente sulla produttività.
- Miglioramento delle prestazioni aziendali: monitorando e migliorando costantemente le prestazioni, si può aumentare la competitività dell’azienda.
- Soddisfazione dei requisiti normativi e legali: assicura la conformità ai requisiti di qualità e sicurezza rispetto alla norma adottata.
- Incremento della reputazione aziendale: aumenta la reputazione, attraendo nuovi clienti e migliorando l’apprezzamento da parte dei clienti esistenti;
- Protezione degli investimenti: raggiungere la certificazione accreditata di un sistema di gestione permette di dimostrare, nel medesimo contesto, in caso di controversie, di aver messo in atto tutte le attività necessarie a prevenzione e gestione delle problematiche. Per esempio le certificazioni ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 27001 sono considerate nei modelli organizzativi gestionali DLgs 231/2001, che stabilisce le responsabilità del datore di lavoro e dell’azienda in caso di illeciti.
- Facilitazioni: la certificazione accreditata permette di accedere agli appalti pubblici, ottenere punteggi maggiorati nei processi di qualifica, facilitazioni fiscali, e nel caso della ISO 45001, ISO 39001 e SA 8000 sgravi fiscali sui premi assicurativi INAIL.
- Velocizzazione delle qualifiche: la certificazione dei sistemi di gestione, permettono di velocizzare i processi di qualifica come fornitore.
Punti salienti di una norma di sistema
Le norme di gestione permettono di raggiungere due obiettivi principali: gestire i requisiti obbligatori e adottare attività per il miglioramento continuo. Queste norme seguono una struttura conosciuta come PDCA: Plan, Do, Check, Act con un approccio Risk Based Thinking.
I requisiti di ultima generazione sono stati definiti seguendo la medesima struttura, questo perché sono sempre più diffusi sistemi di gestione integrati su più normi, utili per efficientare l’azienda e proteggerla su vari settori.
La struttura definita di alto livello (HLS) è cosi composta:
- Punti 1,2,3 definiscono lo scopo, obiettivo, terminologia e definizioni riportati nella norma;
- Punti 4, contesto dell’organizzazione, 5 leadership, 6 pianificazione, 7 supporto, fanno parte della fase PLAN (Pianificazione) del sistema di gestione;
- Punto 8, attività operative, la fase DO (Fai);
- Punto 9, misurazione, la fase CHECK (Misura);
- Punto 10, miglioramento, la fase ACT (Migliora).
Oltre che i requisiti appena visti ci saranno poi, a seconda delle norme specifiche richieste, come per esempio la valutazione di conformità ambientale, salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, dati, ect.
Come ottenere una certificazione
Se si vuole fare un salto di qualità alla propria azienda, valutare le performance, individuare le cause delle criticità, o se si richiede una certificazione aziendale, ottenere una attestazione di qualità è la scelta giusta.
Una certificazione viene rilasciata a seguito di una attività di audit effettuata da un organismo terzo. Questo valuterà la conformità ai requisiti implementati ed invierà questo risultato al comitato tecnico per il rilascio dell’attestazione di qualità.
Gli step per ottenere questo risultato in linea generale comprendono:
- Fase preparatoria. Qui l’azienda dovrà effettuare una valutazione iniziare e pianificare le attività di implementazione del sistema;
- Fase di applicazione. In questa fase l’organizzazione utilizzerà le regole, procedure ed attività implementate necessarie per la raccolta dati;
- Fase di valutazione interna. Fase di effettuane degli audit interni e del riesame della direzione;
- Fase di audit di certificazione. Momento in cui l’azienda ‘subisce’ l’audit di certificazione da parte dell’organismo terzo;
- Mantenimento. Fase, dopo l’ottenimento del certificato dove dovranno essere continuate tutte le attività viste sopra.
Il primo passo che puoi fare con la tua organizzazione è partire dalla norma che più di altre ti permetterà di creare un sistema di gestione organizzativo nella tua azienda. La norma di certificazione per la qualità, ti segnaliamo un utlie risorsa dove ottenere maggiori informazioni sulla certificazione ISO 9001.